Varför ska du sluta använda Excel?

När en användare ber mig om hjälp med en mening som börjar med "Jag har ett delat Excel-ark som..." eller "Jag har ett Excel med ett makro som..." är det första jag tänker på "Du använder inte rätt verktyg". Du behöver något, något som du kanske inte ens vet att du behöver (förmodligen en databas eller programvara) som ska täcka den funktionen. Och hur vet du om du behöver ett annat verktyg?

Saker som ett företag inte bör göra med Excel

- Gör dina beräkningar (strukturer, installationer, infrastrukturer...) i Excel.

- Gör offerter, hantera beställningar och skicka ut följesedlar med Excel.

- Gör, dela och lagra rapporter och rapporter i Excel.

- Hantera projekt med Excel, Kanban i Excel, Gantt i Excel.

- Håll koll på personal, frånvaro, klockning och semester i Excel.

- Lagrar kund- och leverantörsinformation i Excel.

- Basera din redovisning och strategiska planering på Excel.

Men det är inte allt, här är 6 skäl till varför du bör sluta använda Excel och leta efter ett verktyg som bättre passar dina behov.

1. Excel är en enkel tabell. Det finns inget som förhindrar att du råkar skriva i fel cell eller att du flyttar eller kopierar data och förlorar data.

2. Hastigheten i ett Excel-kalkylblad kan inte jämföras med ett utvecklingsverktyg. Operationer som sökningar över flera tusen rader, som är oöverkomliga i Excel, utförs utan ansträngning i programvaran. När du gör en sökning med Excel tar det i genomsnitt 3 minuter, medan du med andra program kan göra samma sökning på 0,3 sekunder.

3. Excel-ark kan vara mycket stora och samla stora mängder data. Men det är ingenting jämfört med vad som kan lagras i en utvecklad databas. Även om du kan lagra stora datamängder i Excel kan du inte hantera uppgifterna ordentligt, sökningarna går långsamt och det är lätt att göra misstag och ge fel resultat.

4. I ett Excel-ark kan du inte utföra automatiska åtgärder eller ta emot interna varningar. Systemet är passivt, det informerar dig inte och utför inga åtgärder, utan du kan bara skriva in och fylla i uppgifter. Däremot kan man i en programvaruutveckling tänka sig hur många arbetsflöden som helst, oavsett hur komplexa de är (detta är inte möjligt i ett kalkylblad).

5. Ett Excel-ark är inget annat än en tabell. Hur mycket du än färgar den eller ändrar dess egenskaper kan den aldrig jämföras med det gränssnitt som du kan få med en app eller webb.

6. I en programvaruutveckling definierar du vilka användare eller grupper av användare som har tillgång till vilken information och vilka åtgärder som var och en av dem kan utföra.

Denna säkerhet är inte möjlig med ett Excel-ark. Excel-arket är en svår motståndare att besegra. För det första för att användningen är inrotad i användaren. De känner att de kan anpassa den, konfigurera den så att den passar deras behov. Det är enkelt, det är bekant och de känner sig bekväma med det. Problemet är inte Excel-arket, som i övrigt är ett riktigt bra och kraftfullt program (kom igen, jag har äntligen insett det, innerst inne älskar jag det också).

Problemet är användningen och missbruket av Excel-ark. Som min mamma brukade säga, när man bara har ett spö, verkar allt plötsligt som en krok. Kalkylblad är kort sagt program som gör det möjligt för oss att snabbt sammanställa "små verktyg". Varje gång någon använder ett Excel-ark är det för att ett program (eller för den delen en utvecklare) inte har gett dem vad de behöver. Excel-kalkylbladet är den resurs du vänder dig till när du inte har "något bättre".

I en ram för kontinuerlig förbättring kommer Excel-ark alltid att vara en av de svaga länkarna och kommer oundvikligen att elimineras.

Förutom snabba beräkningar och ett par grafer bör vi inte behöva använda Excel-ark. Det kan också vara användbart som en skiss, eller en första lösning, av vad som senare kommer att bli en specifik utveckling, men ett kalkylblad bör aldrig betraktas som en permanent lösning. Ännu mindre som en optimal eller önskvärd lösning. Naturligtvis ska du under inga omständigheter basera de grundläggande processerna i ditt affärssystem på Excel-kalkylblad.